Exemplo de Documentação de Processo

Responsável pela compra de materiais e serviços.

Fornecedor de bens e serviços

Gestor que será responsável pelo custo da compra.

Área responsável por receber e estocar mercadorias. 

Pessoa de qualquer área autorizada a realizar solicitações de compras.

Transportadora contratada pelo fornecedor

Demandas de compras de produtos ou peças provenientes diretamente de gestores de vendas ou vendedores

Início do dia, as 08:30 de segunda-feira a sexta-feira.

Atualmente disponibilizado pelo BI na análise de Estoques e Compras

O Comprador deve analisar a demanda diária de produtos e peças a fim de controlar a disponibilidade do estoque para eventuais faltas repentinas.

Para isso o Comprador controla o estoque físico por SKU diariamente, atentando aos alertas de nível de estoque e as sugestões de compra que consideram tanto os últimos três meses anteriores ao mês corrente (Comprar Prev) quanto os três meses do ano passado seguintes ao mês corrente multiplicados pelo fator de crescimento (Sugestão Proj)..

O comprador deve ter atenção aos casos em que o SKU tenha sido descontinuado e um novo SKU tenha sido gerado. Nesta situação, será comum ver o Comprar Prev preenchido e o Sugestão Pro com o valor zerado, enquanto a linha do respectivo SKU descontinuado estará com o Comprar Prev zerado e o Sugestão Pro com o diferente de zero. Nestes casos o Comprador deve fazer uso das duas linhas a fim de tomar a sua decisão de compra já considerando o produto em operação. Caso o SKU descontinuado não apresente mais nenhum estoque, e o atual já possua 11 meses de histórico o recomendado é desativar o SKU descontinuado..

A analise  da demanda diária segue a seguinte ordem de prioridade
1. Curva A e Estoque Zerado
2. Curva A em Ponto de Pedido
3. Curva B e Estoque Zerado
4. Curva B em Ponto de Pedido
5. Curva N em Ponto de Pedido. Neste caso deve-se avaliar o seu giro e a proceder com a sua análise de curva a fim de que ele seja classificado para o próximo ciclo.
6. Analisar pedidos spots de outros solicitantes

Para esta atividade, o comprador conta com o ~suporte do BI de Estoque e Compras:

Eventos de negociações com Fornecedores que trabalham em regime de carteira e/ou negociações especiais com pagamento em curto prazo (D+1 a D+15).

Descrição da necessidade de serviço ou material com todas as informações necessárias para que o Comprador possa prosseguir com as cotações e aquisições

Informações :imprescindíveis

• Quantidade e unidade de medida
• Finalidade (Revenda, Uso Consumo ou Ativo Imobilizado)
• Descrição completa
• Local de entrega
• Prazo limite para entrega, atentando ao lead time de todo o processo, o que inclui o tempo de aprovação do gestor e diretoria, negociação de aquisição/contratação e prazos reais de entrega por parte do possível fornecedor ou prestador de serviço.

Informações Facultativas::

• Imagens do item
• Marcas
• Modelos
• Restrições

Dados da solicitação de compra de acordo com analise diária e demandas spots.

O gestor  analisa a solicitação verificando se realmente é necessário a reposição/aquisição do item.

Pessoal da área de compras,  solicita aquisição do item ao verificar que esta esgotado ou que  atingiu o ponto de reposição.
Também são encaminhadas as solicitações de reposição spots demandas por outras áreas.

Confirma condições reais  de pagamento com o financeiro.

Avaliar os impactos financeiros devido as taxas cobradas a longo prazo

O fornecimento à empresa pode ser caracterizado segundo três fontes:

Fonte única

O Fornecimento segundo fonte única requer exclusividade, devido à tipologia do produto ou a especificações por parte do fornecedor.

Fonte múltipla

Tal como o nome indica, são utilizados mais do que um fornecedor, o que propicia maior concorrência, desencadeando melhores preços e serviços para as empresas.

Fonte simples

Este tipo de fornecimento requer planejamento por parte das empresas. Compactua-se com um fornecedor, escolhido entre vários, com o intuito de um fornecimento por longo prazo.

O Financeiro recebe as demandas especias de pagamento a curto prazo e avalia contra o fluxo de caixa. Ele também sinaliza caso haja  necessidades de financiamentos para tornar viável a  operação e procede com a análise de alternativas para confirmar ou não a viabilidade.

As condições financeiras da empresa e do mercado suportam a estratégia de negociação dentro dos prazos de pagamento estabelecidos e iram prover condições competitivas?

O gestor deve analisar o orçamento levando em conta não somente o valor mas, também o fornecedor, custo benefício, prazo, risco de ruptura e disponibilidade em caixa.

Todos os dados de orçamentos são consolidados em um relatório comparativo de preços. Neste relatório devem constar quantitativos, prazos de entrega, valores e forma de pagamento. Este relatório é enviado na sequência para aprovação do gestor do centro de custos.

A base de dados desta planilha é um relatório do BI mais as entradas de dados da própria negociação. Uma nova versão deste relatório do BI esta sendo criada a fim de viabilizar esta análise inteiramente sobre a ferramenta.

A planilha segue a seguinte estrutura abaixo:

O responsável comunica o solicitante sobre o cancelamento da compra.

Negocia com o fornecedor condições de compras especias de produtos condicionados a compra em carteira e/ou casos especiais como pagamento em D+1

O Fornecedor chega em acordo com os termos da negociação e registra os pedidos em carteira dentro do ajuste/corte definido e dos termos negociado

Recebe a nova carteira e inicia o monitoramento das emissões de notas fiscais junto ao fornecedor.

Comunicar por e-mail ao área de compras e ao financeiro quanto a nova carteira negociada, repassando as informações detalhadas sobre a mesma para que estas áreas se antecipem as ações necessárias para tomada dos pedidos, ´atenção a emissão de notas fiscais relacionadas, re-processamento das notas fiscais quando emitidas, agendamento das entregas e pagamentos de acordo com os termos e prazos negociados., 

Receber do fornecedor o aceito dos pedidos em carteira detalhando como eles foram aceitos. Esta informação pode ser recebida via e-mail e/ou portal do fornecedor

Registrar os pedidos em carteira em seu sistema interno e nos notificar da carteira aceita

Gestor comunica o cancelamento da compra informando o motivo.

O financeiro recebe informações sobre a nova carteira.

Monitora a emissão de NF dos fornecedores com pedidos em carteira através do CloudNFe e de portais do próprio fornecedor.

Verificar a situação cadastral do Fornecedor. Se ele é novo, requer atualização ou se seu cadastro esta atualizado.

Nota fiscal de pedido em carteira emitida pelo fornecedor?

é necessária alguma ação acordada por parte do financeiro, exemplo:

• Financiamento
• Aporte dos sócios com pagamentos agendados.

Dar sequência as ações acordadas que viabilizarão a carteira ou condições de pagamento de curto prazo.

Solicitar ao fornecedor que informe se os produtos faturados apresentam alterações cadastrais, ou se são novos ou se são novos modelos de produtos anteriores.. Em havendo alguma destas situações o fornecedor deverá enviar imediatamente a respectiva ficha cadastral do produto de acordo com o nosso padrão, afim de que possamos dar inicio o mais breve possível ao seu cadastramento, comunicação a todos e pré-processamento da NF.

Neste momento, também é comunicado ao fornecedor que proceda com o agendamento prévio da entrega caso seja CIF, assim como quanto ao envio da DANFE e do XML da NF para pré-processamento da NF.

O proponente selecionado é cadastrado no sistema ERP como um fornecedor..

O cadastro de Fornecedores permite a consulta e alteração dos dados dos fornecedores que intermediam as compras dos produtos no Target ERP, quando não há ligação direta com a indústria e, também, pelo cadastro das transportadoras terceirizadas para as entregas da distribuidora..

Verificar a situação cadastral da Forma de Pagamento do Fornecedor, se ela é nova, requer atualização ou se seu cadastro esta atualizado.

O fornecedor deve receber a solicitação de confirmação de produtos e iniciar as ações de acordo

Pelo cadastro de formas de pagamento do Target é possível alterar e buscar formas de pagamentos já cadastradas no Target ERP, além cadastrar novas formas de pagamento.

Atenção especial deve ser dada a:

•  Caso esta forma de pagamento gerá ou não contas a pagar, se sim deve-se manter desmarcado o campo [Não Gerar Contas a Pagar]
• Vendor: Nesta deve ser informado a taxa vendor no seu valor efetivo, ou seja considerando todos os prazos e parcelas  

Atenção: Existe uma chamado aberto junto a Target para correção deste campo, pois a entrada de dados e a sua visualização estão erradas, estando este campo no seu formato decimal embora ele seja apresentado no seu formato percentual.

Exemplo de entrada de dado: a taxa vendor da Mideia Carrier é 2,0% ao mês, para o prazo de 140 dias temos ((1 + 0,02) ^ (140/30)) – 1, onde ^significa elevado a., o que dá 0,096816903, como o Target vai aceitar apenas 4 casas decimais a entrada é 0,0968

Forma de pagamento negociada e aprovada pelo financeiro e resultante da negociações vencedora.

Ficha cadastral padrão do fornecedor enviada para compras a fim de darmos prosseguimento ao seu cadastro no Target

O fornecedor deve confirmar por e-mail todos os produtos da NF, informado quais são novos, ou que tenham sofrido alterações cadastrais ou que sejam novos modelos de produtos anteriores.

Em havendo um dos casos anteriores, o fornecedor deve preencher a nossa ficha cadastral padrão para o respectivo produto e envia-la imediatamente.

O Cadastro de Produtos no Target  é o local onde todas as mercadorias recebidas, vendidas e compradas da empresa devem estar registradas. Por meio desta tela, além do registro básico dos produtos da empresa, também é possível cadastrar seu preço, custo, configurações específicas, associá-los ao fabricante, determinar suas condições de pagamento, endereços de estoque de armazenagem e separação, inserir seus dados fiscais, complementares, inserir imagens que os representam, associar seu cadastro com o registro no sistema dos clientes da empresa, entre outras operações.

Atenção especial deve ser dado para os seguintes dados comerciais:

• Especificar o Departamento: Produto, Peça, Serviço ou Limpeza
• Descrição, Resumo e Nome na NF de acordo com o padrão ativo
• Determinar a Categoria, Linha e seção corretas
• Imputar os dados das dimensões (altura, comprimento e largura)
• Imputar peso liquido e bruto
• Dias de estoque mínimo
• Fabricante
• Código do Fabricante
• Unidades (Estoque e de Compra)
• Condições de pagamento
• Códigos de Barra (Estoque e Compra)
• Locais de estoque
• ABC (se for um novo código para um produto que esta sendo lançado no lugar de outro sendo descontinuado, deve-se lanças a classificação de curva correspondente ao antigo produto em substituição)
• Carregar imagens

O departamento Fiscal também deve incluir/atualizar os dados fiscais do produto em especial:

• Tipo de Produto
• Tipo Fiscal
• Classificação NCM
• ICMS

Verificar a situação cadastral do Material (Cadastro de Produtos no Target), se ele é novo, requer atualização ou se seu cadastro esta atualizado..

Comunicar toda a área de vendas e a logística quanto ao novo produto, ou novas características e nova versão de um produto existente de um fornecedor. 

Ficha cadastral de produtos por fornecedor padrão que deve ser entregue a compras sempre que a compra se referia a um produto novo ou a um produto antigo que tenha sofrido alterações ou tenha sido lançado uma nova versão do mesmo.

Exemplo da ficha abaixo, última versão oficial publicada na Intranet.

Pedido de compra registrado no Target

Em caso de fontes múltiplas de proponentes, antes de finalizar a compra o analista de suprimentos deve entrar em contato com o fornecedor selecionado e solicitar melhoria na condição ou preços propostos. 

O comprador confirma a compra o com dados do pedido, forma de pagamento, taxa vendor e prazo de entrega com a respectiva geração do contas a pagar, no Target. junto ao Fornecedor. 

O comprador deve atentar a data prevista de entrega e os prazos da respectiva forma de pagamento, pois o Target ira parcelar o pagamento tantas vezes quanto definido na forma e definirá a data de vencimento de acordo com a data prevista de entrega informada.

Por fim o comprador finaliza a compra emitindo um pedido no sistema Target.. Na função de Pedido de Compra [Compras\Pedido\Pedido de Compra] o comprador  realizar a inclusão, busca, alteração, cancelamento, cotação, gerenciamento, impressão e envio de Pedidos de Compra ao Fornecedor. É possível também administrar o Fluxo de Caixa da empresa, considerando o pedido em aberto, efetuar pedidos de Importação de mercadorias, entre outras operações.

O comprador envia ao fornecedor a confirmação do pedido de compra, anexando o relatório do pedido de compra gerado pelo Target. No e-mail também e solicitado ao fornecedor que:

• Que o número do respectivo pedido de compra deve constar na observação na nota fiscal.
• Proceda com agendamento da entrega antes de realiza-la
• Envie de DANFE e XML para pre-processamento

O fornecedor deve processar o pedido de compra, confirmando os dados do mesmo e dando seguimento as solicitações do processo

Pedido em Carteira

Emitir nota fiscal das mercadorias de acordo com os pedidos liberados.

Certificar-se obter a DANFE e o XML via fornecedor ou via CloudNFE

Enviar DANFE e XML da nota fiscal para pré-processamento

Envia a transportadora os dados do pedido para entrega.

Solicita a transportadora programar a retirada dos produtos/peças e transporte a ÚNICA com o devido agendamento da entrega junto ao nosso recebimento logístico.

Programar a viagem emitindo o conhecimento de acordo com o pedidos e respectivas agendas de coleta/carregamento e entrega/descarregamento.

Seleciona a transportadora, programa a viagem  e agenda a coleta de acordo com os dados do pedido de compra. junto no fornecedor.

O solicitante aciona o fornecedor, autoriza e valida o serviço prestado.

Proceder com a cordeação do agendamento de acordo com o tipo de frete

Agendamento da coleta e carregamento no Fornecedor

Envia a transportadora os dados do pedido para entrega.

Solicita a transportadora programar a retirada dos produtos/peças e transporte a ÚNICA com o devido agendamento da entrega junto ao nosso recebimento logístico.

Solicitar que o fornecedor proceda com o agendamento entre a transportadora de sua responsabilidade e a nosso recebedor na logística..

O Comprador deve proceder com a importação do XML via  Target onde é possível localizar arquivos XML de Nota Fiscal eletrônica de fornecedor, visualizar algumas informações desses arquivos e importá-los para o Target ERP.

Target ERP: Módulo Compras / Importação Xml  / NF Fornec / Importa.

Na sequencia o Comprador deve associar o Pedido de Compra a NF. Alem disso, Comprador e Fiscal devem dar tratamento as inconsistências da importação da NF até que a mesma não tenha nenhuma inconsistência, em seguida atentar e analisar cada aviso de forma a que o pedido e/ou mesma possa ser corrigida a tempo, ou que Fiscal e Comprador deem autorização a logística prosseguir com ciência dos aviso.

Estas atividades são executadas via tela de Autorização do XML , no caminho Módulo Compras / Importação XML/  NF Fornec  /Autoriza..

Solicitação de correção de NF recebida

Agendamento da entrega e descarregamento junto a Única

Coletar os itens de acordo com o pedido e conferindo a NF.

Liberar e acompanhar o carregamento dos itens do pedido/NF no caminhão da transportadora designada 

Recebe as solicitações de agendamento e as confirma

Transportar e entregar os itens de pedido/NF.

Recebe a falha de associação de pedido a fatura para análise

Verificar Autorização do XML, que tem de estar:

Existir o registo da NF que tem de estar autorizada, com pedido e com agendamento. Além disso, no caso de pedidos que não sejam de carteira o número do pedido deve constar na observação da nota fiscal.

Falta do Registro de XML

Clicar no bota Rejeitar via tela de Autorização do XML , no caminho Módulo Compras / Importação XML/  NF Fornec  /Autoriza..

Aceitar o recebimento caso o pedido exista, seja urgente, a logística tem condições de receber ou o processamento da NF e entrega ocorreu em poucas horas inviabilizando ação da logística no agendamento prévio 

Com base no número do pedido a logística  gera o documento de conferência cega para dar andamento ao recebimento do material.

Para isso, o operador logístico deve consultar o pedido de compra e clicar no batão Imprime a fim de proceder com a impressão do pedido de compra na opção Cega. e clicar em imprimir. O Target ERP possibilita mais de uma forma de impressão para os Pedidos de Compra. Caso necessário imprimir um arquivo de conferência das mercadorias, sem os dados do emitente e fornecedor do pedido, ou em inglês, esta tela permite que estas opções sejam acionadas. 

Para consultar o pedido de compra o caminho é Target ERP /: Módulo Compras  / Pedidos / Pedido de Compra.

Assim que a mercadoria é recebida caso a conferencia cega confirme que esta tudo em ordem da entrada definitiva na NF no Target e envia a nota fiscal para continuidade em contas a pagar.

Clicar no bota Rejeitar via tela de Autorização do XML , no caminho Módulo Compras / Importação XML/  NF Fornec  /Autoriza..

Estas atividades são executadas via tela de Autorização do XML , no caminho Módulo Compras / Importação XML/  NF Fornec  /Autoriza..

O conferente que recebe a mercadoria deve digitar a quantidade de itens e, se der divergências, tal divergência deverá passar por uma liberação de inconsistências permitindo ao Comprador tomar a decisão de acatar ou devolver a mercadoria.

Comunicar Recusa

O Comprador deve receber a não conformidade entre a NF e a conferencia cega.

Dar entrada na conferência cega, para validação ou não do físico em relação a NF.

Clicar no bota Nota Fiscal tela de Autorização do XML , no caminho Módulo Compras / Importação XML/  NF Fornec  /Autoriza.. 

A entrada deve ser validada na tela seguinte ao se clicar em Nota Fiscal

Notifica a área de compras a nota fiscal recebida, resultado da conferência cega , respectivos boletos com valores e datas de vencimentos

O Comprador deve avaliar a divergência e tomar a decisão de acatar ou devolver a mercadoria.

Dar sequencia ao processo dando aceite a validação do físico em relação a NF..

Através da consulta da Nota Fiscal de Compra  é possível acessar o inf vaid clicando-se no botão com este mesmo nome. No Inf Valid o operador deve informar as quantidades e validades dos produtos que são conferidos a partir do recebimento de suas Notas Fiscais de Compra, além de permitir a impressão de relatórios de entradas e etiquetas de armazenagem, para empresas que utilizam o WMS.

Ajustar o pedido para conferir com o recebimento físico

O Comprador inicia o processo de escrituração da NF anexando  a nota os documentos e aprovações e encaminhando o mesmo a contabilidade/fiscal.

Envia copia da nota fiscal recebida a área de compras

Comunicar Recusa

Notificar a Logística quanto ao recebimento parcial ou total

Envia ao financeiro as informações da NF e respectivos boletos e pedido, para que seja confirmada, e ajustado se necessário, o contas a pagar.. Atentando para que o pagamento não deve ter de ser efetuado no curto prazo em data diferente da prevista, se este for o caso e não for aprovado pelo diretor financeiro o comprador terá de solicitar prorrogação do pagamento.

1. Verificar no Target se o Material já possui posição de estoque definida

      1.1 Se sim verificar se existem posições livres suficientes para condicionar o material 

            1.1.1 Sim – Direcionar a guarda para as respectivas posições

            1.1.2 Não – Criar posições necessárias e direcionar material nas respectivas posições 

     1.2 Não – Criar posições necessárias e direcionar material nas respectivas posições 

Comunica ao Fornecedor a inconsistência e dá entrada a novo pedido 

As datas de pagamento estão fora dos prazos negociados ou o primeiro pagamento é para um curto prazo e esta antecipado em relação ao pagamento previsto gerado pelo pedido impactando o fluxo de caixa?

Consultar os títulos o contas a pagar, ajustando se necessário e dentro do tolerado datas e valor de vendor.

Comunica ao Fornecedor a inconsistência, mas não dá entrada a novo pedido 

Notificar a não conformidade ao comprador orientando para prorrogação das datas ou revisão dos valores junto ao fornecedor.

Contactar o fornecedor a fim de proceder com o ajuste necessário (ex: prorrogação de data de pagamento, correção de valores, etc)

Cancelar a NF e notificar o cancelamento a Única

Caso a nota seja de fato uma solicitação da Única mas esteja fora de conformidade, uma nova nota deve ser emitida nova NF e reagendado a entrega.