À medida que mais e mais equipes de inovação migram para metodologias ágeis é importante conhecermos exatamente os seus principais conceitos e sobretudo como elas funcionam.
Metodologias ágeis atribuem muito mais liberdade as equipes, sobretudo na busca da inovação, do que os modelos tradicionais, mas isso não quer dizer anarquia, mas sim trata-se de um processo estruturado que utiliza equipes atuando de forma interativa, colaborativa, autônoma e auto organizadas, trabalham juntas para completar todo o trabalho com o qual se comprometeram para acelerar a criação de novos produtos e processos.
Portanto métodos ágeis trazem, sim, grande liberdade, porém, com ela vem também grandes responsabilidades. Não como um herói solitário que busca manter sua identidade secreta, mas sim em equipe, onde cada membro é responsável tanto por sim quanto por todos, na linha de um por todos e todos por um, onde todos os seus avanços e resultados são divulgados.
Dado o Scrum ser o método mais amplamente adotado e ser também base para a adaptação em outros campos, como na gestão do negócio e em projetos de BI ágil, a seguir resumo os papéis e conceitos mais relevantes deste método e ao final sua sequência de eventos:
Proprietário da Iniciativa/Produto (Product/Initiative Owner): Cada Proprietário da iniciativa concentra-se em 100% do tempo no projeto em questão. É ele que possui os resultados de sua equipe, por isso é ele que define os itens que compõem o Product Backlog e os prioriza para o Sprint Backlog, assim como define as visões e o roteiro para alcançá-las nas seções de Sprint Planning Meetings, sendo ele responsável pela análise e aprovação dos trabalhos da equipe. Além disso, ele tem de garantir que haja comunicação clara entre a equipe e os principais interessados, tais como clientes, empresários e equipe de liderança ágil.
Facilitador do Processo ou Scrum Master: O facilitador do processo é um membro da equipe que a treina em técnicas ágeis, sendo responsável por assegurar que a equipe respeite e siga os valores e as práticas do Scrum. Ele também protege a equipe assegurando que ela não se comprometa excessivamente com relação aquilo que é capaz de realizar durante uma iteração. Além disso, o Scrum Master atua como facilitador do Daily Scrum afim de tornar o trabalho visível e por remover quaisquer obstáculos que sejam levantados pela equipe durante essas reuniões. Regularmente, ele verifica se os membros da equipe se sentem valorizados e comprometidos.
Equipe de Inovação ou Scrum Team: A equipe de inovação em si geralmente tem entre 3 e 9 membros, incluindo o proprietário da iniciativa e o facilitador do processo. Na equipe não existe uma divisão funcional ou hierárquica, mas sim todos atuando de forma interativa, colaborativa e auto organizadas, trabalhando juntos para completar todo o trabalho com o qual se comprometeram. Trata-se um grupo de especialistas multidisciplinares e autônomos que possuem todas as habilidades necessárias para resolver o problema. Juntos, eles se organizam, determinam o escopo e o tempo de cada atividade e se dedicam ao projeto de forma focada, estável e altamente colaborativa.
Equipe de Liderança Ágil (Agile leadership team): Quando uma empresa abraça inteiramente o método, promove várias iniciativas simultâneas dentro deste paradigma, cabendo ao CEO criar e promover uma equipe de liderança ágil para estabelecer prioridades sobre a perspectiva de toda a organização, assim como estabelecer as equipes de inovação e atribuir “Proprietários as Iniciativas” que irão liderar cada equipe e remover obstáculos que as equipes enfrentarão.
Product Backlog: lista contendo todas as funcionalidades desejadas para um determinado produto. O conteúdo dessa lista é definido pelo Product Owner e não precisa estar completo no início de uma iteração. Pode-se começar com tudo aquilo que é conhecido até aquele momento e, com o tempo, a lista cresce e muda à medida que se aprende mais sobre o produto e seus usuários.
Sprint Planning Meeting: trata-se da reunião de planejamento do Sprint que será iniciado. Nela estão presentes o Product Owner, o Scrum Master e todo a equipe Scrum, bem como qualquer pessoa interessada que esteja representando a gerência ou o cliente. Durante o Sprint Planning Meeting, o Product Owner descreve as funcionalidades de maior prioridade para a equipe, que deve formular perguntas de modo a compreender as funcionalidades e quebrá-las em tarefas técnicas após a reunião.
Sprint Backlog: lista de tarefas que a equipe de Scrum se compromete a fazer em uma iteração (Sprint). Os itens do Sprint Backlog são extraídos do Product Backlog, pela equipe, com base nas prioridades definidas pelo Product Owner e a percepção da equipe sobre o tempo que será necessário para completar as várias funcionalidades.
Prototipação: com base em uma visão evolutiva do desenvolvimento de software, essa abordagem envolve o desenvolvimento de versões iniciais, denominadas de protótipos, das funcionalidades contidas em uma iteração, com o objetivo de avalia-las tanto individualmente, quanto em como essas afetarão toda a solução, antes que a nova funcionalidade venha realmente a ser implementada e integrada definitivamente a solução.
Incremento: Um produto de trabalho totalmente funcional, que atende à definição de “Concluído”, que acrescenta aos Incrementos criados anteriormente, onde a soma de todos Incrementos – como um todo – forma um produto. Normalmente, um incremento é o resultado de um Sprint.
Daily Scrum: a cada dia da iteração, a equipe faz uma reunião diária, chamada Daily Scrum, que tem como objetivo disseminar conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar impedimentos e priorizar o trabalho a ser realizado no dia que se inicia. Estas reuniões devem ter curta duração, cerca de 15 minutos, normalmente realizadas no mesmo lugar, na mesma hora do dia. O ideal é serem realizadas na parte da manhã, para ajudar a estabelecer as prioridades do novo dia de trabalho. Durante a reunião, não se deve discutir detalhadamente ou tratar da resolução de problemas. Os problemas levantados devem ser tratados após a mesma, normalmente por um grupo menor de pessoas que tenham a ver diretamente com o problema ou possam contribuir para solucioná-lo.
Sprint Review Meeting: reunião conduzida ao final de cada iteração, onde o projeto é avaliado em relação aos objetivos da iteração. Para isso, a equipe de Scrum apresenta o que foi alcançado durante a iteração. Tipicamente, isso tem o formato de um protótipo funcional das novas funcionalidades.
Sprint Retrospective: Durante cada Retrospectiva Sprint, a equipe Scrum planeja maneiras de aumentar a qualidade do produto adaptando a definição de “Concluído” conforme apropriado. Ao final da Retrospectiva de Sprint, a Equipe Scrum tem de ter identificado melhorias que implementará no próximo Sprint. A implementação dessas melhorias no próximo Sprint é a adaptação à inspeção da própria Equipe Scrum. Embora as melhorias possam ser implementadas a qualquer momento, a Retrospectiva Sprint oferece uma oportunidade formal de se concentrar em inspeção e adaptação. O propósito da Retrospectiva Sprint é:
- Inspecionar como o último Sprint foi realizado relacionado às pessoas, relacionamentos, processos e ferramentas;
- Identificar e avaliar os principais itens que tiveram bom desempenho, assim como potenciais melhorias;
- Criar um plano para implementar as melhorias na forma como o Scrum Team executa o seu trabalho, seu processo de desenvolvimento e práticas para torná-lo mais eficaz e agradável para o próximo Sprint.
Uma vez que a equipe é montada, os membros da equipe começam a desenvolver uma lista de ideias/oportunidades. Eles estimam o valor de cada ideia/oportunidade para os clientes e os requisitos para o seu desenvolvimento, então classificam a lista, concentrando-se nas ideias/oportunidade de valor mais alto.
Em seguida, eles quebram essa ideia de melhor classificação em módulos menores que podem ser concluídos dentro de uma a quatro semanas. Esses ciclos de trabalho, chamados de “sprints“, são ordenados através de um único método que acabam por definir por onde a equipe começará os trabalhos.
No início de cada sprint, os membros da equipe analisam cada objetivo a fim de garantir que eles tenham todos os recursos e talentos necessários para alcançá-lo, certificando-se de que cada tarefa esteja pronta para começar, além de definir exatamente como saberão quando a mesma estiver pronta e sobre que metodologia ela será testada e os resultados medidos.
Cada sprint é dividido em tarefas individuais e atividades que são ocupadas por um painel Kanban ou fluxo de trabalho informatizado. Durante todo o sprint, toda a equipe se concentra nas mesmas tarefas ou semelhantes. À medida que os membros progridem em uma tarefa, eles a movem de coluna em coluna, até que seja concluída.
Isso permite que a equipe e as partes interessadas visualizassem seu progresso e os capacita a repriorizar, adicionar ou eliminar tarefas à medida que avançam. Os membros definem limites de quantos itens podem estar em andamento, de modo que são forçados a completar tarefas antes de iniciar novas.
O prazo fixo de 1 a 4 semanas ajuda então a desenvolver uma compreensão de quanto trabalho eles conseguem efetuar dentro desses prazos fixos regulares, assim como trabalhar para melhorar sua performance, de modo que sua velocidade possa aumentar a cada sprint.
Cada dia, a equipe começa com reuniões de inicialização de 15 minutos, onde os membros da equipe falam sobre o que fizeram ontem, seus planos para hoje e quais os ajustes que estão enfrentando. Essas reuniões criam espírito de equipe e ajudam a identificar quaisquer barreiras ao progresso.
Na conclusão de cada sprint, os membros da equipe analisam como foi identificando o que ocorreu de forma certa e como melhorar os futuros sprints. Então, avançam para o próximo item no backlog do portfólio e o ciclo continua.
O objetivo de cada sprint é desenvolver incrementos de trabalho, algo que atenda à definição da equipe de “feito”, é aprovado pelo Proprietário da Iniciativa e está pronto para testes. O benefício desses resultados tangíveis é que você termine cada sprint com um protótipo ou modelo que realmente possa ser testado em loops de feedback rápido com clientes potenciais antes de investir ainda mais no projeto.
Na Vitarts adotamos adaptações de metodologias ágeis ao nosso modelo de gestão e as nossas atividades junto aos clientes, objetivando a entrega de protótipos e de incrementos que apresentam resultados tangíveis e permitem a inovação e melhoria continua através de ciclos de iteração curtos e de feedback rápido, viabilizando investimentos incrementais e sustentáveis.